کارگاه ارتباطات حرفه ای و تشریفات اداری

ارتباط در میان اجتماعات انسانی بسیار وسیع و پیچیده و دامنه نوع آن نیز نامحدود می باشد و به جرأت می توان گفت اسلوب هاي برقراري ارتباط و تعامل نیز در همان طیف وسیع قرار می گیرد. این قواعد و اسلوب می تواند در میان اعضاي یک خانواده، یک میهمانی، مدرسه، دانشگاه، در محیط هاي فرهنگی، ورزشی، اقتصادي، سیاسی و غیر وجود داشته باشد. در واقع با رعایت این الگوهاي رفتاري خاص (تشریفات) می توان با دیگران که داراي ارزش ها، هنجارها و فرهنگ هاي گوناگونی هستند، ارتباط برقرار کرد.

تشریفات فرآیند ارتباطات غیر کلامی است و حرکات, اشارات و احساسات ماست که به عنوان پیامهای غیر کلامی به تکمیل,تآیید و یا جایگزینی پیامهای کلامی می انجامد.

درارتباطات سازماني روابط عمومي ها جايگاه خاصي دارند آنها سعي دارند ارتباطات عمودي را به ارتباطات افقي ومسطح ودموكراتيك تغييرشكل دهندزيراروابط عمومي فرآيند انساني كردن ارتباطات است و از همين روي تشريفات هنر روابط عمومي است. تشريفات درصدد است اشتراك پيامهاي كلامي وغيركلامي يكديگررا تأييد كنند و به خصوص در ارتباطات ميان فردي كارايي فوق العاده اي دارد. هرانساني وقتي ارتباط برقرار مي كند و(درحين ارتباط) بواسطه گفتاروكردار(حركات) خود اعتبار خاصي را كسب مي كند كه به اصول وآداب تشريفات بر مي گردد.

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد. مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند. يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهدودراين زمينه نيزبايستي عنوان كردكه امكان كنترل وهدايت پيامهاي غيركلامي وجود دارد اگر چه به سختي امكان پذير است.

پيامهاي غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند: الف : تكميل پيامهاي كلامي ,ب : تاييد پيامهاي كلامي , ج : رد پيامهاي كلامي , د: جايگزيني پيامهاي كلامي.

پيامهاي غيركلامي به آداب وتشريفات برمي گردد كه بحث اصل ما« اصول وآداب تشريفات » است زيرا تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي است و حركات، اشارات و احساسات ما هستندكه به عنوان پيامهاي غير كلامي به تكميل، تاييد، رد و يا جايگزيني پيامهاي كلامي مي انجامد .

تشريفات ويژه ارتباطات انساني است و دو اصل اساسي دارد:الف: تشريفات براي همه , تشريفات در همه جا.

سرفصل کارگاه ارتباطات حرفه ای اعم از:

1. استراتژی ارتباط
2. رهبری ارتباط
3. تشریفات رسمی» به شرح ذیل پرداختند:

استراتژی ارتباطی (دیدن – شنیدن – حس کردن):

ویژگی های افراد دیداری:

• تن صدای زیر دارند و تو دماغی اند
• سرعت سؤال و صحبت کردن خیلی تندی داشته و از قدرت تصویرسازی بالایی برخوردارند
• وقتی که نفس می کشند نصف قفسه سینه اش را پر می کند
• دیدن را زیاد به کار برده و از امکانات دیداری استفاده می کنند
• رنگ پوست روشن تری دارند مخصوصاً موقع فکر کردن و تصور کردن
• حالت فیزیکی و سرعت افراد سریع می باشد
• اولویت ذهنی تصویرسازی و حالت چشمان و نحوه برخورد افراد دیداری
• راحت تر از اینترنت خرید می کنند
• صاحب سر و وضع، شیک و مرتبی هستند

ویژگی های افراد شنیداری:

• صدای شنیداری خوب و زنگ دار دارند
• سرعت حرف زدن شمرده تر از گروه دیداری می باشد
• دوست دارند به شما سلام بدهند و شما سلام بدید
• عمیق تر نفس می کشند
• از شنیدن بیشتر استفاده می کنند
• وقتی که به شما گوش می دهند گردنشان به خلاف سمت دست حرفه ای خم می گردد
• استفاده از کلمات شنیدی چی میگم؟ زنگ بزن صداتو بشنوم
• رنگ پوست متعادل تر است

ویژگی های افراد ملموس:

• تن صدای بم
• خیلی آرام صحبت می کنند و در کل آرامند
• به سختی حرف می زنند و افراد عملیاتی هستند
• با شکم تنفس می کشند
• کلماتی که استفاده می کنند می توانند حس کنند
• رنگ پوست گندمی تر و گردنشون یکم سرخ تر می شوند
• راحت می نشینند
• وقتی فکر می کنند چشم ها به سمت پایین و سمت راست حرکت می کنند
• در تبلیغات و ارتباطات باید هر سه طیف را در نظر داشته باشند
• چشمان افراد دیداری وقتی فکر می کنند به سمت بالا یا جمع می شوند، چشمان افراد ملموس به سمت پایین و راست حرکت می کند و شنیداری به سمت گوش ها

*** رهبری ارتباط یعنی بتوان شخص را با خود همراه کرد و در قدم اول باید با شخص همسو بشویم و شما باید در مرحله اول انعکاسی از شخص بوده و با شخص هم آوا شوید، و با باورها، ارزش ها و تجربه شخص همپوشانی فکری داشته باشید

رهبری ارتباط:

(کتاب زندگی میلتون اریکسون) اگر بخواهیم شخصی را با خو همراه ساخته باید در مرحله اول خودمان با او همرا باشیم

• حالت فیزیولوژیک تنفس را بررسی می کنند
• صوت و لحن صدای ما (صدای خودش را به خودش پس می دهیم مثلاً: سلام بزرگوار را با سلام بزرگوار جواب می دهیم)
• داشتن حالت های طرف مقابل
• تشخیص ارزش ها و باورهای طرف مقابل
• تجربه همپوشانی فکری
• سازگاری تنفسی

تشریفات حرفه ای:

• 30 ثانیه اول ارتباط از ارزش زیادی برخوردار بوده و در سه ثانیه اول نگاه به طرف مقابل داشته بعد نگاه به پایین و بعد نزدیک نشسته و دوباره به چشم ها نگاه می کنیم
• با یک خانم باید روبرو حرف بزنیم ولی با یک آقا باید فاصله ای با زاویه 180 درجه یا 45 درجه حرف برنیم و برای این تمرین یک کتاب را سررسید را روی سر قرار داده باید کت صاف و بدون حرکت باشد
• طرز چیدمان دفتر، تعریف کاری هست
• ولی انتخاب کت و شلوار با ادکلن تعریف شخصی است 6 ثانیه پایانی حتما بدرقه کننده شما باشید
• باید منتظر بوده که طرف مقابل اول دست بدهد
• موقع رفتن باید چند قدم همراهی بکنیم و یا اگر در خیابان باشیم باید ایستاده تا طرف مقابل اول حرکت کند و بعد ما حرکت کنیم و این کار را برای احترام انجام می دهیم